Fatturazione elettronica non c’è più tempo per rimandare

Dal 1° gennaio 2019, al tradizionale metodo di fatturazione subentra in modo obbligatorio la fatturazione elettronica tra soggetti privati.
Come devono comportarsi palestre e operatori del fitness? Ve lo spieghiamo, ricordandovi che potete delegare il tutto al vostro commercialista

La fattura elettronica o e-fattura è un documento informatico, in formato strutturato (XML), trasmesso per via telematica attraverso il Sistema di interscambio (SDI) e da questo recapitato al soggetto ricevente.
Dal 1° gennaio 2019, al tradizionale metodo di fatturazione subentra in modo obbligatorio la fatturazione elettronica tra soggetti privati, oltre che verso la Pubblica Amministrazione, già obbligatorio dal 2014.
Con questo articolo vogliamo fare chiarezza su alcuni punti importanti riguardanti la fattura elettronica nel caso specifico delle palestre e per tutti gli operatori del fitness.

Chi dovrà adeguarsi alla fatturazione elettronica e chi no?

L’obbligo della fatturazione elettronica non riguarderà alcune categorie:

Soggetti rientranti nel regime forfettario (Legge 190/2014);
Soggetto in regime di vantaggio (Art. 27 commi 1 e 2 D.L. 98/2011);
Soggetti in regime speciale, agricoltori (Art. 34 comma 6 del DPR 633/72).

Tuttavia questi soggetti, esonerati dall’obbligo dell’emissione della fattura elettronica (il cosiddetto ciclo attivo), saranno comunque tenuti a ricevere fatture in formato elettronico XML da parte dei loro fornitori (ciclo passivo).

Attenzione: Per essere certi che una ASD o SSD rientri o meno nell’obbligo della “e-fattura” dovrà essere valutato ogni singolo caso in base alla tipologia di documento che l’ente emetterà (ciclo attivo) ai propri associati, tesserati o clienti, che dipenderà dall’impostazione contabile adottata, tenendo anche conto degli adeguamenti stabiliti dalla Circolare dell’Agenzia delle Entrate 18/E del 01 agosto 2018. Pertanto le ASD e SSD, anche se hanno optato per la Legge 398/91, non rientrano necessariamente nelle categorie esonerate dalla fatturazione elettronica.

Chiarimenti sulla terminologia

Cos’è il Sistema di Interscambio (SDI)?

È un sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, che svolge le funzioni di:

Ricevere le fatture inviate dal cedente (soggetto che ha emesso la fattura o venditore) in formato XML
Recapitare le fatture in formato XML al cessionario (il soggetto che riceve la fattura o acquirente)
Inviare delle ricevute di notifica per comunicare se la fattura è stata recapitata o scartata in quanto contenente degli errori.

Quando una palestra o un personal trainer dovrà emettere una fattura?

Le palestre generalmente non rilasciano fatture, mentre un personal trainer potrebbe inviare una fattura a un centro per le prestazioni fatte, a meno che non rientri nelle categorie agevolate, come quella del regime forfettario.
Tuttavia, qualora si verificasse la necessità di inviare una fattura, i passaggi sono i seguenti:

Essere in possesso dei dati anagrafici del destinatario, in particolare della Partita Iva e/o del codice fiscale.
Chiedere al cliente il canale di trasmissione prescelto: PEC o codice destinatario (generalmente fornito da una società di software)
Compilazione della fattura elettronica attraverso il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure attraverso una soluzione fornita dalla propria società di software -> Vedi schema di compilazione.
Invio della fattura al Sistema di Interscambio (SDI)
Monitoraggio dell’invio della fattura al SDI (ricevuta di consegna, notifica di mancata consegna, notifica di scarto).

Clienti con P.IVA che hanno scelto l’invio tramite PEC

Inserimento della Partita Iva nell’apposito campo;
Inserimento dell’indirizzo PEC;
Inserimento del codice unico di default (7 zeri) “0000000” nel campo “codice destinatario”.

Clienti con P.Iva che hanno scelto l’invio con codice destinatario

Inserimento della Partita Iva nell’apposito campo;
Inserimento facoltativo dell’indirizzo PEC;
Inserimento del codice destinatario a 7 cifre comunicato dal cliente es. “1234567”.

Clienti con C.F.

Facoltà del consumatore a rinunciare alla copia della fattura.
Inserimento del C.F. nell’apposito campo
Inserimento del codice destinatario convenzionale di 7 zeri (“0000000”).

Qualora una palestra non sia in grado o non intenda emettere autonomamente le fatture può usufruire di un servizio di DELEGA, rivolgendosi al proprio consulente.
Le fatture elettroniche emesse e accettate dallo SDI dovranno poi essere conservate digitalmente per 10 anni come previsto dalla legge (Conservazione sostitutiva a norma).
I destinatari di questo articolo saranno forse più preoccupati di sapere come ricevere le fatture dai propri fornitori e le bollette.
Qualche fornitore o gestore delle utenze potrebbe avere già inviato una comunicazione con indicate le modalità e le tempistiche per l’invio delle fatture elettroniche. Ciascuna SSD o ASD può a sua volta inviare una comunicazione a tutti i propri fornitori indicando
• Il proprio indirizzo PEC
Oppure
• Il codice destinatario, fornito dalla società di software.

Si tratta pertanto di prevedere una procedura contraria a quella indicata per l’invio delle fatture:

Il Sistema di Interscambio recapita alla palestra la fattura elettronica attraverso il canale di ricezione indicato;
La palestra riceve e visualizza la fattura elettronica attraverso il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate, il gestionale o la propria soluzione software per la e-fattura;
Anche le fatture elettroniche di acquisto devono essere conservate a norma per 10 anni.

Come visualizzare la fattura elettronica?

Una fattura elettronica appare come una successione di lettere, numeri e simboli apparentemente incomprensibili. Inoltre dal momento che le fatture elettroniche per transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) devono essere firmate digitalmente, saranno recapitate nel formato “XML”.
La lettura di questo formato richiede un sistema di conversione che potrà essere:

Il portale Fattura PA all’indirizzo www.fatturapa.gov.it alla sezione “strumenti” – “visualizzare i file del SDI”;
Il proprio software gestionale
Il servizio o software utilizzato per l’invio e la ricezione delle e-fatture.

Il QR Code per comunicare i dati di fatturazione

Il QR-Code è un codice bidimensionale che al suo interno ha tutte le informazioni utili per la fatturazione elettronica e lo si può ottenere attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate oppure chiedendo aiuto al proprio consulente.
Pertanto il QR Code per comunicare i dati di fatturazione conterrà:

I dati anagrafici della palestra o società o associazione;
Se preregistrato, il canale di ricezione preferenziale al quale ricevere le fatture elettroniche.

È possibile delegare tutto al proprio consulente? Certo.

È data possibilità di delegare a un professionista abilitato la gestione e gli adempimenti connessi all’obbligo della fattura elettronica.

Parole chiave della fatturazione elettronica:

SDI: Sistema di Interscambio, piattaforma dell’Agenzie delle Entrate per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche.
PEC: La posta elettronica certificata, è un tipo particolare di posta elettronica che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la prova dell’invio e della consegna.
CODICE DESTINATARIO: è un dato che consente il corretto indirizzamento della fattura elettronica in alternativa alla pec.
Per avere tale codice occorre aver chiesto supporto a terzi abilitati (esempio software house) per la fatturazione elettronica.
B2B e B2C: business to business (cioè fatturazione azienda verso azienda) e business to consumer (cioè fatturazione azienda verso consumatore)
MONITORAGGIO: monitorare la fattura elettronica per quanto riguarda le ricevute di invio e scarto riguardanti la fattura elettronica, ricevute dal SDI.

Luca Mattonai
Tributarista e legale rappresentante dello Studio Mattonai di Bientina, in provincia di Pisa, fornisce assistenza per la costituzione e la gestione di ogni tipo di azienda e società sportiva.
luca@studiomattonai.it