Adempimenti NO PROBLEM ci pensa il software - La Palestra

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Gestione

Adempimenti NO PROBLEM ci pensa il software

L’importanza di affidarsi a un sistema gestionale aggiornato è fondamentale per non incorrere in sanzioni amministrative.

Poter utilizzare al meglio le soluzioni digitali offerte dai software di ultima generazione significa offrire all’utente della palestra e centro fitness una serie di strumenti in grado di rendere sempre più semplice e funzionale la sua user experience: basti pensare alla possibilità di prenotare corsi o acquistare abbonamenti online o entrare nella struttura utilizzando lo smartphone come sistema di riconoscimento al varco.

Il vantaggio viene percepito anche a livello di organizzazione interna rendendo più fluidi i processi e le dinamiche per chi opera all’interno del centro. È questo il caso, solo per fare alcuni esempi, della firma grafocerta che consente di archiviare digitalmente informative e contratti, o le app per lo staff che permettono di gestire dallo smartphone la propria agenda di appuntamenti. Il software gestionale è sicuramente una risorsa preziosa a supporto dell’organizzazione del centro, ma non deve essere pensato come qualcosa di statico. Anzi: spesso le nuove tecnologie, i nuovi sviluppi e le nuove esigenze rendono necessario prevedere aggiornamenti e revisioni. La vita di un software gestionale deve essere dinamica.

Gli adeguamenti normativi

Per chi si occupa di management del fitness è indispensabile affidare i propri dati e la propria organizzazione a un software gestionale aggiornato, sicuro e al passo con i tempi. L’importanza di avere un software gestionale aggiornato è spesso sottovalutata, ma è essenziale per lavorare in tranquillità e non incappare in spiacevoli (e spesso molto costosi) inconvenienti: è questo il caso degli adeguamenti normativi. Premesso che la necessità di adeguamento a ogni nuova normativa statale va sempre valutata insieme ai propri consulenti fiscali e legali in relazione all’assetto societario e alla tipologia di attività svolta, nel mondo del fitness molti sono stati i cambiamenti normativi negli ultimi anni per cui si sono resi necessari adeguamenti dal punto di vista software. Vediamo insieme alcuni di questi adeguamenti normativi che il software che utilizzate nella vostra struttura sportiva necessariamente deve gestire per ridurre i rischi di sanzioni.

Un tema da sempre molto caldo è quello del certificato medico.

A partire dal 2014 la legge prevede che il certificato medico per attività sportiva non agonistica sia obbligatorio per tutte le discipline iscritte al Coni o affiliate a qualche Federazione sportiva nazionale e per le attività parascolastiche. In tutti gli altri casi è a discrezione del gestore se richiedere o meno all’utente di presentare un certificato medico. Per non incorrere in adempimenti e in relative sanzioni, è fondamentale che un centro fitness, piscina o palestra verifichi la validità del certificato medico dei propri iscritti, qualora rientri nell’ambito dell’obbligatorietà.

Il software in questo caso è lo strumento principe poiché, non solo consente di registrare le date di scadenza di ogni certificato e di effettuare delle analisi accurate per rintracciare gli scaduti e/o quelli in scadenza, ma può addirittura limitare l’accesso alla struttura solo a chi ha un certificato in corso di validità.

Inoltre il certificato può essere archiviato digitalmente e legato all’anagrafica del cliente, in modo da rendere più snello l’archivio cartaceo e velocizzare la ricerca in caso di necessità, oltre ad avere una sicurezza adeguata al trattamento dei dati come previsto dal GDPR.

Trasmissione dei corrispettivi

Altro adeguamento importantissimo è quello relativo all’ambito fiscale. Dal 1 gennaio 2020, infatti, sarà obbligatorio per tutte le associazioni e società sportive con proventi di tipo commerciali, non legati ad attività istituzionale, trasmettere i corrispettivi in via telematica.

Il software deve consentire, per adempiere al nuovo obbligo, di poter generare un file accurato dei corrispettivi giornalieri che, grazie al collegamento con un registratore telematico, viene inviato direttamente al portale dell’Agenzia delle Entrate. Stessa funzionalità del software necessaria anche per l’invio dei dati per la fatturazione elettronica, altra novità introdotta in tempi recenti e che prevede una comunicazione diretta con l’Agenzia delle Entrate.

E per quanto riguarda le detrazioni per i minori?

In questo caso il gestionale deve poter consentire la stampa di un documento, ai fini del rimborso, che dimostri la spesa sostenuta per quote sportive e riporti questi dati:

  • Ragione sociale o denominazione dell’ente sportivo (se si tratta di persona fisica: nome, cognome, residenza e codice fiscale)
  • Causale del pagamento
  • Attività sportiva esercitata
  • Importo corrisposto per la prestazione resa
  • Dati anagrafici del minore
  • Codice fiscale del soggetto che effettua il pagamento

Privacy: regole più chiare

Spostandoci dal tema fiscale a quello della raccolta e trattamento dei dati personali, nel 2018 è entrato in vigore anche in Italia il GDPR, normativa europea sulla tutela della privacy. Sostanzialmente, con il GDPR, sono state introdotte regole più chiare e precise sull’informativa e il consenso, sono stati definiti dei limiti al trattamento automatizzato dei dati e sono state fissate sanzioni rigorose per le violazioni. Tradotto in termini pratici significa che un software, per soddisfare i requisiti di adeguamento previsti, deve:

  • consentire l’archiviazione di documenti che autorizzano al trattamento dei dati personali
  • limitare le comunicazioni di marketing in linea con le autorizzazioni concesse (ad esempio con dei campi appositi nell’anagrafica del cliente)
  • contemplare il concetto di data di fine validità per il consenso al trattamento dei dati, per evitare invio di comunicazioni anche oltre la data di validità del consenso
  • consentire l’anonimizzazione dei dati per rimuovere l’identità dell’utente, qualora si rendesse necessario, ma senza perdere le informazioni a fini statistici
  • prevedere la possibilità di variazione delle password di accesso al software da parte degli operatori

La raccolta dei dati sensibili è un momento molto delicato, è essenziale che lo strumento consenta una compilazione chiara ed esplicita dei vari consensi e l’archiviazione degli stessi. Utilissima la funzionalità di firma grafocerta, che consente di compilare e siglare digitalmente le informative dal tablet o da apposite tavolette, creando un archivio digitale sicuro e ordinato. Inoltre eliminare i faldoni cartacei consente, oltre che un risparmio in termini economici e un maggior rispetto per l’ambiente, di ridurre il rischio di accesso ai dati personali da parte di chi non è autorizzato.

È evidente come il gestionale sia un importante supporto per trattare in modo adeguato i dati dei propri clienti, ma se non aggiornato con la normativa privacy, può rivelarsi un pericoloso amplificatore del rischio di assoggettamento a sanzioni poiché la mole di dati personali in esso contenuti è molto rilevante.

E in futuro?

Con buona probabilità i prossimi aggiornamenti dei software, finalizzati all’adeguamento normativo, riguarderanno la lotteria degli scontrini e il POS come strumento unico di pagamento. Mantenersi informati e monitorare gli aggiornamenti del proprio software gestionale è un diritto e un dovere per la dirigenza nel mondo del fitness e del wellness, come dovrebbe essere in qualsiasi altro settore. È facilmente intuibile che un software non aggiornato non può garantire un allineamento corretto con le disposizioni legislative che sono in continua evoluzione. Quando queste norme non vengono rispettate si può incorrere in sanzioni amministrative e, nella peggiore delle ipotesi, anche in pene detentive. Sul mercato troviamo due tipologie di software in uso per il mondo del fitness: quelli onpremise, quindi installati localmente o presso server farm, e quelli in cloud. Come già approfondito nello speciale de LA PALESTRA 4.0 su quali software scegliere, occorre verificare i vantaggi e gli svantaggi delle due soluzioni anche in base alle caratteristiche della propria struttura.

La nuvola

Normalmente la soluzione cloud è una scelta vincente per mantenere la piattaforma aggiornata. I software in cloud, non necessitando di interventi da remoto per l’aggiornamento, come avviene per i programmi on-premise, dovrebbero garantire un’adeguatezza costante nel tempo alle norme. Questo perché i server nel cloud sono online, succede quindi un po’ quello che avviene quando ci vengono aggiornate in automatico le app sullo smartphone. In questi casi è bene affidarsi a fornitori affidabili e che garantiscano aggiornamenti adeguanti nel tempo. Per i software on-premise invece i server sono solitamente localizzati all’interno del centro fitness e la connessione con le varie postazioni di utilizzo (i client) avviene tramite rete interna. Ciò significa che ogni aggiornamento necessita di essere installato fisicamente sul pc e questo tipicamente avviene con un intervento, da remoto, da parte dei tecnici. Con i software on-premises è compito del gestore verificare l’adeguamento normativo ed, eventualmente, richiedere l’aggiornamento del software all’azienda produttrice. Non prestare attenzioni a questi aspetti significa esporsi al rischio di farsi trovare impreparati in caso di controlli, è come intraprendere un lungo viaggio in macchina senza controllare lo stato d’usura dei pneumatici: si può fare, ma siamo sicuri che sia il modo giusto di affrontare un viaggio?

Serena Kumar

Digital Sales in TeamSystem.

Dopo 6 anni nella formazione e assistenza clienti sono passata all’ufficio commerciale dove mi occupo di campagne mirate di upselling e redazione di articoli di settore.

Grazie all’esperienza lavorativa e alla passione personale conosco bene il mondo del fitness e del wellness, in particolare sotto gli aspetti relativi al marketing e comunicazione.

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