Ottimizzare tempo e il suo valore è uguale per tutti, ma saper utilizzare al meglio le ore a disposizione permette di essere più produttivi e con meno stress.
Quante volte vi sarà capitato di dire: “Ci ho messo un’ora di tempo per finire questo lavoro”; oppure: “Quel cliente non si allena da mesi”; o peggio ancora: “Oggi non ho avuto tempo di fare le azioni che avevo in agenda”…
La percezione del tempo è legata alle nostre sensazioni, a volte in una giornata avete la sensazione che un’ora voli, mentre può capitare che altre volte non passi mai.
In realtà il tempo è uno, non esiste una molteplicità di tempi che potete usare in sostituzione del tempo sprecato, non potete moltiplicarlo, né potete investirlo per ottenerne altro. Una volta che il tempo passa è andato e non potete inseguirlo. In poche parole: ottimizzare tempo è davvero l’unica costante presente nella vita di tutti noi, un vostro secondo vale quanto quello di un miliardario o di un famoso sportivo. Proprio per questo la prima cosa necessaria è sfruttarlo al meglio, per produrre di più oggi ed essere più organizzati domani.
Ottimizzare tempo è la chiave per la produttività
Ottimizzare tempo è una delle capacità personali decisive per la produttività, se ne sente parlare spesso anche se in effetti c’è un errore concettuale di fondo. Il tempo non si può gestire, dovremmo parlare in effetti di gestione personale in funzione della propria giornata, in quanto il tempo in sé non è direttamente manipolabile, ad ogni modo, per sintetizzare, continueremo a parlare di gestione del tempo. I professionisti di oggi devono occuparsi di tutti gli impegni, piccoli, grandi, personali e professionali, in un flusso continuo.
Insieme agli obiettivi e alle strategie, si deve tenere traccia del numero sempre maggiore di azioni e imprevisti dell’ultimo momento – tutto ciò cercando di garantire un equilibrio sostenibile tra vita personale e lavorativa.
Vediamo insieme alcuni degli errori che spesso ci portano a disperdere il tempo a nostra disposizione.
Quattro errori nella gestione del tempo.
1 – Mancanza di programmazione
Programmare è il primo passo per gestire senza errori il proprio tempo. Pianificare le proprie attività ha un effetto motivante e aumenta la concentrazione, una volta provato, difficilmente si torna indietro. Per programmare efficacemente il vostro tempo, create delle semplici liste di azioni concrete da svolgere, appuntate le singole azioni piuttosto che il risultato generale che volete ottenere, decidete quando volete svolgere una determinata attività e quanto tempo volete dedicargli. Inoltre è molto utile definire e programmare in anticipo le priorità di ciascuna attività, per esempio usando una scala da 1 a 5 o letterale A-E. Dedicate, quando possibile, le prime energie della vostra giornata alle attività con la priorità più alta.
2 – Tralasciare le pause
Al secondo posto tra gli errori nella gestione del tempo troviamo le pause. Le soste ponderate sono indispensabili per una corretta gestione del tempo, alternare l’attività con le pause è una strategia molto efficace per mantenere focus e concentrazione. Il nostro cervello ha difficoltà a mantenere per un lungo periodo uno stato di concentrazione completa e degli intermezzi sono utili per ristabilire il giusto focus.
Non a caso la tecnica del pomodoro prevede 25 minuti di lavoro alternati a 5 minuti di pausa. Per le attività più complesse invece è utile intercalare 2-3 ore di lavoro con 30 minuti di pausa per poter recuperare le energie. Se avete seguito il consiglio di segnare tutte le attività che dovete svolgere potete segnare in nero queste ultime, e in rosso le pause e le attività di svago, considerate queste ultime come una parte effettiva del lavoro e non come un momento di non-produttività.
3 – Non appuntatevi nulla
Nell’ottica della gestione del tempo, annotare idee e incarichi ha il vantaggio di organizzare efficacemente il tempo futuro. Appuntare e usare una lista delle attività da svolgere durante la giornata ha il vantaggio di poter stabilire delle priorità di azione, partite sempre con l’incarico più lungo e sfruttate i tempi morti per svolgere le attività più semplici che avete annotato. Inoltre se venite spesso distratti da idee, cose da fare, registrate su un taccuino tutto quello che vi ronza in testa, semplicemente lo farete dopo.
4 – Non calcolare le ore reali
Immaginate di avere per le mani il vostro progetto o una lista infinita di cose da fare. Per cercare di fare tutto solitamente si calcola a mente il numero di ore necessario per portare a termine i compiti che dovete fare. Fin qua tutto bene, ma se non riuscite a concludere buona parte delle vostre attività potrebbe essere perché non state conteggiando le ore reali. Se ad esempio vi allenate dalle 20,30 alle 22,00 e pensate di poter dedicare un’ora alla realizzazione del vostro progetto dopo questa attività, probabilmente non avrete preso in considerazione che potreste essere troppo stanchi, demotivati e poco concentrati, e magari riuscirete a lavorare per 30 minuti con poco focus e poca produttività piuttosto che un’ora come avevate pianificato.
Non si tratta quindi di un’ora reale che potete effettivamente calcolare per svolgere attività impegnative.
In conclusione, ottimizzare il tempo vuol dire soprattutto capire dove stiamo sprecando la nostra risorsa più importante. Viviamo perennemente in questo stato di distrazione in cui cerchiamo di fare mille cose insieme (di cui 999 superflue), senza farne nessuna davvero bene, iniziate con il fare una cosa alla volta e iniziate da oggi.
Elisabetta Pea
Al fianco di titolari e gestori di centri fitness con SCAI for fit, Società di Consulenza e Marketing; titolare del Centro Fitness Cromogym di Roma; formatrice presso Nonsolofitness in comunicazione, vendita e marketing; consulente presso Padel Start, società di consulenza e avviamento di centri Padel in Italia.
