Come progettare le procedure vincenti per il vostro centro fitness - La Palestra

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Gestione

Come progettare le procedure vincenti per il vostro centro fitness

Dal consulente al tecnico: ecco come scrivere un libretto di istruzioni efficace da consegnare a tutto lo staff e migliorare il lavoro di tutti

Nonostante l’entusiasmo e le ambizioni di chi apre una palestra, troppo spesso i titolari non seguono una guida, fanno del loro meglio senza avere una vera e propria strategia o senza seguire delle procedure.

Questo fa sì che quando sono presenti in azienda, le cose vanno abbastanza bene, mentre quando non ci sono, le cose peggiorano notevolmente poiché ogni risorsa gioca la propria partita senza seguire delle regole scritte.

Procedure: che cosa sono e perché sono utili nelle palestre

Avete mai sentito parlare di “best practices”? Sono le cosiddette “buone pratiche”, che potremmo semplicemente tradurre con il termine procedure. Nel nostro caso parliamo dell’insieme delle linee guida condivise e da condividere con tutto lo staff all’interno dei centri fitness. Le procedure rappresentano per le palestre una garanzia di standard di qualità e sono essenziali per raggiungere il successo. Perché dovrebbero servire delle procedure in azienda? La domanda potrebbe sembrare banale mentre la risposta non è affatto scontata. Le procedure supportano i titolari e tutto lo staff nel lavoro quotidiano e permettono di ripetere alcuni compiti senza saltare alcun passaggio, attraverso delle modalità predefinite e di successo comprovato.

In sostanza una procedura definisce il modo migliore per svolgere una determinata attività o azione. Le procedure rappresentano un insieme di azioni da mettere in atto in base alle differenti attività da svolgere e devono essere esplicative, consequenziali e condivise tra coloro che dovranno attuarle.

Sono messe in pratica per raggiungere un risultato determinato, in sostanza, rappresentano il “che cosa” deve essere attuato per compiere una determinata azione e raggiungere un determinato risultato e il “come”.

Quali sono le giuste caratteristiche?

Come possiamo assicurarci che le nostre procedure siano realmente efficaci per l’azienda? Ecco alcune semplici regole da tenere a mente quando si creano delle procedure.

1) Da quali procedure iniziare

Nel creare delle procedure, è bene partire dai compiti più semplici e proseguire verso quelli più complessi. Per prima cosa, occorre conoscere l’obiettivo della procedura che si sta progettando e chi saranno i destinatari. Prima di cominciare a costruire una procedura è fondamentale interrogarsi su quale sia il suo scopo e a chi sarà utile. Questo aspetto ci aiuterà sia nel momento in cui dovremmo creare la procedura, poiché sarà pensata in funzione di un target specifico, sia nel momento della spiegazione, utilizzandola come premessa per motivare lo staff a comprenderne il valore. Dovremmo, inoltre, definire anche quali procedure saranno realmente utili al club e per quale motivo, per evitare di averne decine inutilizzate. Se le linee guida sono troppe, molto spesso il collaboratore ha un rifiuto psicologico nei confronti del materiale da consultare, percependolo come una perdita di tempo piuttosto che come un supporto, inoltre aggiornare annualmente dozzine di procedure richiede un tempo eccessivo per un titolare o un manager.

2) Come e perché scrivere le procedure

Molti titolari di centri fitness non ottengono ciò che vorrebbero perché non seguono delle procedure scritte e il loro staff non rispetta dei comportamenti e delle azioni in linea con l’azienda. Una procedura ben scritta è fondamentale per garantire alla palestra qualità ed evitare fraintendimenti e libere interpretazioni da parte di coloro che dovranno utilizzarla. Le procedure devono essere chiare e ben definite, ed è proprio per questo che dovrebbero essere scritte, per visualizzare nel modo più semplice i vari compiti da svolgere e le diverse regole da rispettare. Einstein diceva: “Non hai veramente capito qualcosa fino a quando non sei in grado di spiegarlo a tua nonna”. Una volta consegnata al legittimo destinatario la procedura scritta, è fondamentale accertarsi che sia chiara anche a lui. Una strategia da mettere in atto in questa circostanza è “il gioco del telefono senza fili”: consegniamo la procedura al destinatario e gli chiediamo di leggerla e riassumerla al suo collega che non l’ha ancora letta, se quest’ultimo sarà in grado di eseguire perfettamente le istruzioni riassunte, la procedura sarà realmente efficace.

3) Previenire i rischi

Durante la fase di analisi iniziale, quando ci si interroga su quali procedure servano davvero al club, è importante ricordarsi di individuare eventuali problematiche e stabilire delle procedure, che dovranno definire delle misure specifiche per prevenirle o per gestirle nel caso in cui dovessero verificarsi.

4) Aggiornate le procedure

Far crescere la propria azienda e migliorare i processi e l’ambiente all’interno del quale si lavora dovrebbe essere una delle prime preoccupazioni di ogni titolare.

Pensare di avere sempre ampi margini di miglioramento vuol dire essere consapevoli che qualcosa di nuovo e di più proficuo possa sempre accadere. Non bisogna accontentarsi, bensì crescere ed eventualmente essere pronti a cambiare. In quest’ottica l’intera struttura sarà costantemente orientata verso lo sviluppo e proiettata verso il successo.

Abbiamo visto fin ora che grazie a delle procedure scritte, chiare e di comprovata efficacia, sarà possibile definire degli obiettivi operativi e strategici e la strada migliore per poterli raggiungere.

Occorre sempre ricordarsi che le procedure sono a tutti gli effetti degli strumenti e come tali, per funzionare al meglio, devono essere periodicamente verificate, aggiornate e migliorate.

Elisabetta Pea

Imprenditrice Fitness Club, Consulente Marketing settore Fitness e Welness c/o SCAI for fit; formatrice, esperta di Media Marketing; istruttrice fitness, iscritta presso l’albo dei pedagogisti.

elisabettapea@hotmail.com

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