L’importanza di automatizzare un’azienda nel settore dei servizi alla persona, e come questo processo possa migliorare l’efficienza, la soddisfazione del personale e i risultati economici dell’impresa.
Un tema fondamentale che sta a cuore a tutti gli imprenditori, compresi quelli del benessere, della sanità e i gestori di palestre, è come fare per automatizzare la propria attività. È una domanda che mi viene fatta molto spesso durante le consulenze. La tematica è molto sentita ed è comune a tutti i titolari che, fortunatamente, hanno visto crescere la propria attività fino al punto di dover inserire sempre più collaboratori, allargando così la compagine del proprio staff tecnico. Questa necessità, infatti, non si manifesta nei professionisti che operano in forma individuale e, di fatto, può essere considerata, a tutti gli effetti, una criticità legata alla crescita.
Automatizzare la propria palestra: Criticità legate alla crescita
Gli aspetti negativi di una crescita incontrollata si manifestano su diversi piani, e i principali sono:
- un team che fatica a rimanere allineato;
- il titolare che non comprende le cause e si fa venire il fegato amaro;
- un clima aziendale teso correlato da stress generalizzato a tutti i livelli;
- risultati che iniziano a diventare non più soddisfacenti accompagnati da un livello di efficienza che diminuisce nel tempo.
Cosa fare allora per creare un’azienda che pensa ed opera come quando esisteva solo il titolare a lavorare per il bene di tutti?
Bisogna operare per step al fine di creare l’azienda, prima su carta e poi nella realtà concreta.
Step 1: fase dell’introspezione
Il primo passo da compiere è definire il “perché” si è deciso di fare l’azienda. Scrivere dunque quella che è la propria filosofia di lavoro e la propria missione aziendale che successivamente verrà resa nota a tutti i livelli all’interno dell’azienda. Questo è il primo passo necessario ed è importante anche per la selezione del personale che dovrà avere ben chiaro cosa gli spetterà una volta accettato quel posto di lavoro. Questa chiarezza espositiva porterà i candidati a decidere se lavorare, o meno, per l’azienda che ha espressamente dichiarato il proprio “carattere” e il perché esiste. A questa prima parte descrittiva bisognerà aggiungere e scrivere quelli che sono i valori in cui l’azienda crede (che molto spesso coincidono con i valori del suo fondatore).
Mi sono reso conto che questi concetti possono risultare ostici per tutti gli imprenditori che non sono abituati a fare introspezione ponendosi domande esistenziali sulla propria azienda. Talvolta, invece, può sembrare un compito semplice, ma in realtà non lo è affatto se lo si vuole fare bene in modo approfondito con la sicurezza di credere a fondo in quello che si è scritto. L’altra difficoltà che si nasconde dietro questa prima fase di ricerca introspettiva sta nella capacità di esprimere il proprio sentire e la propria visione in modo semplice e facilmente comprensibile e ripetibile da tutti.
Automatizzare la propria palestra: Step due: traduzione in procedure e linee guida
Effettuato questo primo step, si passa al secondo che prevede la trasformazione della filosofia e dei valori in procedure e linee guida che il personale deve riconoscere e seguire all’interno del centro. Di fatto, in questa fase si aiuta l’imprenditore a trasformare concetti astratti (filosofia e valori) in comportamenti concreti caratterizzati da un alto livello di coerenza. E anche in questa fase, per esperienza accumulata aiutando numerosi imprenditori, mi sono reso conto che l’errore è dietro l’angolo. Il più delle volte bisogna fare un passo indietro per rivedere la filosofia di lavoro e renderla coerente con i comportamenti che ci si aspetta dal Team o per rivedere i valori perché non coerenti con il comportamento del titolare stesso.
Step tre: il sistema formativo
Il terzo step prevede la necessità di diffondere ad ogni livello, dalle segretarie ai responsabili fino al personale di sala, il manuale creato che rappresenta di fatto la “Bibbia” dell’impresa. Il libro permette di:
- descrivere l’azienda
- spiegare in cosa essa crede
- indicare la direzione in cui essa intende andare
- elencare i comportamenti da adottare per raggiungere gli obiettivi.
Questo passaggio richiede che ogni membro del team si impegni nello studio dei contenuti del manuale. Per facilitare il processo di formazione, viene creato un “sistema formativo”. Questo è costituito da un programma con un timing ben definito per lo studio di tutto il materiale necessario per lavorare all’interno del Centro. Si tratta di un percorso di formazione adeguato al contesto e personalizzato, in base al ruolo professionale dell’individuo.
Step 4: I check di confronto
Il penultimo step prevede confronti con il team per ricevere feedback sul processo formativo. Il primo obiettivo di questi confronti è di verificare se i contenuti del manuale sono stati compresi. Spesso, in questa fase, emergono lacune di apprendimento, per cui questi confronti sono di fondamentale importanza e non devono essere sottovalutati. Il titolare dovrebbe prevedere un confronto ogni volta che vuole far passare concetti semplici o complessi. Ciò consente di apportare eventuali correzioni e assicurare che tutti i membri del team abbiano compreso gli argomenti. Solo quando un argomento è stato compreso appieno, si può procedere al successivo.
Il secondo obiettivo dei confronti è quello di ricevere feedback costruttivi dal team. Mantenendo una mente aperta, il titolare può acquisire importanti spunti per migliorare e evolvere la propria filosofia di lavoro grazie ai brillanti spunti che possono offrire i singoli professionisti.
Una volta completato il processo formativo, il titolare avrà a che fare con un team allineato, che sa come lavorare e vuole lavorare in quel modo perché ha accettato i principi espressi nel manuale.
Automatizzare la propria palestra – Step 5: il monitoraggio dei KPI
L’ultimo step del processo di automatizzazione d’azienda è il “sistema di monitoraggio”. In questa fase, aiuto i titolari a tradurre la propria filosofia di lavoro in KPI (indicatore chiave di performance), ovvero in indicatori di rendimento. Questi indicatori non si riferiscono esclusivamente ai risultati economici. Essi dovrebbero essere la conseguenza della corretta applicazione dei principi di lavoro dell’azienda. Gli indicatori dovrebbero inoltre riguardare aspetti come il comportamento, le relazioni tra i membri del team, la motivazione e altri indicatori numerici non economici.
Gli indicatori devono essere compatibili con i valori dell’azienda e gli obiettivi prefissati. È urgente mantenere la coerenza e l’errore è sempre dietro l’angolo, soprattutto quando si imposta questo tipo di sistema per la prima volta.
Conclusioni
In conclusione, è possibile automatizzare un’azienda nel settore dei servizi alla persona. Ci vuole un po’ di coraggio per mettere da parte alcune attività secondarie e impegnarsi con decisione nei passaggi descritti sopra. Potrebbe essere necessario il supporto di consulenti esperti in automazione d’azienda. Investire in questo senso può dar grandi soddisfazioni su tutti i fronti. Avremo personale più soddisfatto e motivato, un titolare meno stressato con più tempo libero e ritorni economici maggiori, grazie a un livello operativo dell’azienda riportato all’efficienza (Automatizzare la propria palestra).
Fabio Marino
Laureato in Economia della Start-up. Laureato in Scienze Motorie con master in Posturologia. Imprenditore e titolare dei Centri Kinesis Sport . Consulente di Palestre e Centri fisioterapici tematiche: Pianificazione e strategie aziendali-Creazione del Team. Scrittore e autore dei libri per professionisti: “REALIZZA IL TUO SOGNO” e “IL VIAGGIO DA PROFESSIONISTA AD IMPRENDITORE”
