Come trasformare le riunioni in momenti produttivi, migliorando partecipazione, attenzione e comunicazione, grazie a strategie come l’ascolto attivo, la definizione di obiettivi chiari e un ambiente aperto al dialogo.
Facce vuote, monologhi ininterrotti, nessuna domanda e scarsa partecipazione. Molti collaboratori temono le riunioni perché le trovano inutili, si sentono troppo timidi per parlare o credono che il loro contributo non sia importante. Il risultato è una mancanza di attenzione e un numero di collaboratori assenti sempre molto elevato.
Se la maggior parte delle vostre riunioni aziendali sono così, è il caso di correre ai ripari. Questo articolo vi aiuterà a trasformare le vostre riunioni in sessioni produttive che tutti apprezzeranno e, addirittura, aspetteranno con ansia. Con il giusto approccio e una seria attenzione, è possibile aumentare il tasso di partecipazione alle vostre riunioni. Cominciamo con il comprendere le principali cause di assenteismo e disinteresse da parte dello staff.
Mancanza di una scaletta chiara e di obiettivi specifici
In assenza di un ordine del giorno (O.D.G.) ben definito, le riunioni possono deragliare rapidamente. Questo fenomeno porta a incontri improduttivi e con scarsa partecipazione, ed è quindi fondamentale scrivere un elenco di punti da discutere durante la riunione e condividerlo con lo staff, aggiungendo accanto ad ogni argomento anche il tempo massimo da dedicarvi.
La suddivisione delle attività aiuta a mantenere le discussioni focalizzate, evitando che i punti chiave vengano trascurati. Inoltre, consente di assegnare responsabilità a specifici membri del gruppo, garantendo così il contributo di tutti.
Per gestire riunioni mirate è fondamentale, inoltre, che gli obiettivi dell’incontro siano chiari e raggiungibili. Quando i partecipanti capiscono lo scopo della riunione e sanno cosa ci si aspetta da loro, ciò porta a discussioni e risultati produttivi. Organizzate quindi un programma per la riunione dello staff e condividetelo con i partecipanti in anticipo, dando loro il tempo di prepararsi.
Paura del giudizio
Quando le persone temono le critiche pubbliche, sono meno propense a condividere i propri punti di vista durante le riunioni. I leader devono promuovere un ambiente sicuro e aperto, in cui le idee vengano condivise liberamente e con fiducia.
Create una situazione in cui lo staff si senta libero di fare domande e condividere le proprie opinioni. Incoraggiate questo atteggiamento affermando esplicitamente che tutti i punti di vista hanno valore e che le domande sono sempre ben accette. Inoltre, coltivate un’atmosfera di riunione positiva e rispettosa impostando delle regole di base: ascoltate senza interrompere, rispettate le posizioni diverse e offrite un feedback costruttivo.
In qualità di leader, avete la responsabilità di modellare questo comportamento. Dimostrate di ascoltare gli altri, di riconoscere i loro contributi e di affrontare immediatamente i comportamenti sprezzanti.
Ricordate infine che “si elogia in pubblico e si corregge in privato”.
L’elogio in pubblico è un modo per riconoscere le buone azioni o le qualità positive delle persone di fronte a un pubblico più ampio, con un impatto positivo sul morale e sulla motivazione delle persone coinvolte, aumentando il loro senso di appartenenza e di valore all’interno del gruppo.
D’altra parte, la correzione in privato aiuta a mantenere la dignità e il rispetto delle persone coinvolte. Nessuno ama essere criticato o umiliato in pubblico, quindi se ci sono problemi da affrontare, è meglio farlo in privato, dove le persone possono sentirsi più a proprio agio e aperte a ricevere feedback.
Voci dominanti
Chi parla ad alta voce può spesso mettere in ombra i membri più silenziosi, anche se le loro idee sono altrettanto valide. Attuate strategie come le discussioni in cordata per garantire a tutti la possibilità di partecipare. Anche in questo caso può essere utile l’assegnazione dei ruoli, non solo perché impedisce a pochi membri di dominare la conversazione, ma favorisce anche un ambiente più inclusivo che incoraggia i contributi e la partecipazione effettiva di tutti i presenti. La creazione di un ambiente di riunione in cui tutti si sentano valorizzati inizia con l’incoraggiare l’ascolto attivo, che significa prestare piena attenzione.
L’ascolto attivo aiuta i partecipanti a cogliere le diverse prospettive, riduce i malintesi e fa sì che tutti sentano che il loro contributo è importante.
Stanchezza da riunione
Quasi tutte le attività lavorative, soprattutto quelle svolte in ambienti aziendali, hanno bisogno di momenti di incontro per la pianificazione, l’aggiustamento e la condivisione. Occorre però comprendere bene quando è necessario indire una riunione o quando invece è possibile comunicare attraverso l’utilizzo di altri strumenti.
L’eccesso di riunioni porta al burnout. Programmate solo le riunioni necessarie, senza esagerare, per mantenere alto il coinvolgimento e la partecipazione.
Dato che il tempo è un bene prezioso, bisogna assolutamente fare in modo che ogni riunione che organizzate conti.
Il consiglio è quello di consegnare a inizio stagione a tutto lo staff un calendario che preveda un numero di riunioni “ordinarie” già pianificate e un numero di riunioni “straordinarie” che verranno confermate solo in caso di reale necessità. Nel calendario verranno riportati data, ora, luogo e durata, in tal modo i partecipanti potranno organizzarsi con largo anticipo.
Problemi con i format tradizionali
Sia che si tratti di riunioni in presenza o online, gli argomenti di discussione ripetitivi o gli oratori troppo dominanti ostacolano la partecipazione di tutti gli altri. Prendete in considerazione gruppi di lavoro o riunioni più piccole per incoraggiare il contributo di tutti.
La distanza, inoltre, non deve essere un motivo per cui qualcuno si senta escluso. Per creare un ambiente di riunione inclusivo, sfruttate al massimo le possibilità di strumenti come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. Utilizzate funzionalità come sondaggi, domande e risposte e alzate di mano virtuali per coinvolgere tutti.
Accogliere il silenzio quando necessario
Sebbene sia importante mantenere un ritmo produttivo durante la riunione, non abbiate paura dei momenti di silenzio. Spesso, i contributi più interessanti emergono quando ogni membro dello staff ha il tempo di riflettere a fondo sui propri pensieri.
Consentire i momenti di silenzio incoraggia il pensiero critico e permette alle persone di elaborare a fondo le informazioni appena ascoltate. Invece di affrettarvi a riempire i vuoti di comunicazione, fidatevi del fatto che il team è impegnato e sta elaborando delle idee.
Mettere tutti a proprio agio
Iniziate le vostre riunioni con dei giochi rompighiaccio: sono come il riscaldamento prima di un allenamento; danno a tutti la carica e la voglia di impegnarsi. Aiutano le persone a rilassarsi, a creare connessioni personali e a stimolare la creatività, tutti elementi chiave per una riunione di successo.
Invece delle solite domande “divertenti”, potete anche provare a collegare il rompighiaccio agli argomenti della riunione.
Tenere traccia della partecipazione e del follow-up
Per valorizzare le riunioni è fondamentale monitorare la partecipazione e dare seguito alle azioni stabilite. Definire e comunicare chiaramente le responsabilità dopo ogni riunione assicura che tutti conoscano le proprie attività. Dei follow-up regolari aiutano a monitorare il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Le vostre comunicazioni di follow-up dovrebbero includere:
• Un riassunto della riunione, anche sfruttando la scaletta consegnata all’inizio dell’incontro.
• Azioni concordate durante la riunione e destinatari.
• I passi successivi da compiere.
Ricordate infine che le riunioni ben gestite possono dare uno sprint in più alla vostra azienda, ma le riunioni gestite male possono portare a spiacevoli danni e incomprensioni. Bisogna fare attenzione a molti dettagli nella loro organizzazione, altrimenti si rischia di incorrere nei “3 diavoli delle riunioni”:
1. non fare mai riunioni;
2. fare riunioni e non decidere nulla;
3. decidere e non agire.
Elisabetta Pea
Partner SCAI FOR FIT – Consulenza marketing nel settore fitness e wellness. Formatrice presso NONSOLOFITNESS. Esperta in gestione delle risorse umane, tecniche di comunicazione e marketing. Laureata in Scienze Pedagogiche e master in comunicazione PNL. Ex titolare di centri fitness.
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