Come organizzare un evento di successo - La Palestra

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Dossier

Come organizzare un evento di successo

Le regole fondamentali per progettare un corso o un evento e realizzarlo: location, periodo, orari, speaker e social

Lo dice la parola: un evento dovrebbe essere un evento, cioè qualcosa di memorabile. In primis dovreste chiedervi “Cosa le persone non potranno dimenticare del mio evento?”, “C’è qualcosa che, onestamente, poteranno con sé i partecipanti?” Se non c’è trovatelo subito.

La prima regola per organizzare un evento  di successo

Il corso è per chi ci va, non per chi l’organizza. Questa è la regola fondamentale per organizzare un corso di successo, da cui derivano tutte le altre.

Se organizzate un corso lo fate per chi lo seguirà. Chiedere a delle persone di partecipare significa occupare una parte della loro giornata, ogni presenza a un evento è la rinuncia a qualcos’altro. Quindi se volete organizzare un corso di successo dovete focalizzarvi su ciò che è utile per chi dovrà venire.

Ho partecipato a centinaia di corsi e di eventi, o presunti tali, anche ad alcuni in cui per ore e ore gli speaker si alternavano dicendo tutti sostanzialmente le stesse cose. Non c’è nessun motivo per ascoltarli dopo il 2° intervento e la gente in sala assiste (il più delle volte) solo per educazione.

Tecniche organizzative

Cercate di individuare bene il target del vostro evento. Chi volete che lo segua? Manager di club, Personal trainer, tecnici, utenti finali, ecc: date a queste persone almeno un buon motivo per venire. Perché dovrebbero lasciare quello che stanno facendo per venire da voi? C’è un motivo per il quale queste figure debbano investire il loro tempo per partecipare al vostro evento? Il vostro compito principale è proprio questo: creare il motivo per il quale valga la pena esserci. Questo motivo non può che essere il contenuto, quello che direte, come lo direte, dove lo direte e ciò che accadrà all’evento. Fate qualcosa di memorabile e se non siete in grado di farlo da soli, fatevi aiutare da qualcuno che lo ha già fatto.

Organizzazione evento: con o senza professionisti?

Se non avete tempo, non avete le competenze o pensate di aver bisogno d’aiuto per organizzare un evento di successo potete rivolgervi a chi lo fa di mestiere: agenzie; esperti di comunicazione; case editrici come la nostra e presentatori. La cosa importante è scegliere sulla base di ciò che vi piace: guardate gli eventi che queste realtà hanno già organizzato, magari partecipando in prima persona a un corso, se vi piace vuol dire che gli organizzatori fanno per voi.

La scelta degli speaker

Se siete un’azienda e organizzate un evento far parlare solo manager della vostra azienda probabilmente non è la scelta più azzeccata. Fatevi un esame di coscienza e fate un esame di “public speaking” ai dirigenti: il manager in questione è il miglior speaker possibile su quell’argomento? Se la risposta è sì, evviva avete vinto, dategli un microfono e il palco. Se la risposta è no, fate un bagno di umiltà e chiamate qualcun altro. Cercate i talenti, anche all’interno della vostra azienda, battetevi per far parlare chi ha questa dote, non solo chi ha una carica.

Organizzazione di un evento con esperti esterni

Chiamare uno speaker esterno per il vostro evento può portare un grande valore, vi costerà dei soldi, ma potrebbe essere decisivo per la buona riuscita e per convincere le persone a venire. In questo caso l’ideale sarebbe che il discorso fosse inedito, non la copia di quello che lo speaker ha già detto in un altro evento, altrimenti il valore che porterà al vostro sarà più basso: i partecipanti possono già aver sentito quelle cose o, ad esempio, possono aver visto il video e avere poco interesse a riascoltare tutto.

Se nel vostro percorso per l’organizzazione di un evento di successo chiamate un relatore esterno, “sfruttatelo”: non fatelo venire lì per parlare solo 5 minuti, dato che devono parlare 23 manager dell’azienda. Le persone che vengono per il relatore di prestigio rimarranno deluse, avranno l’impressione di essere state ingannate, tanto più che 5, 10 o 20 minuti vi costeranno la stessa cifra.

La scelta della location

La location può essere determinante per il successo di un evento, può costituire uno dei quegli elementi memorabili che trasformano la vostra iniziativa in un vero avvenimento. Per avere questo effetto dovrà essere esclusiva, il che non significa per forza che dovrà essere un posto estremamente costoso, anzi… Gli alberghi sono accessibili a tutti, cercate qualcosa di diverso, magari in linea con il tema dell’evento. Se il vostro evento parla di innovazione fatelo in una location che trasmetta questa cosa, se si punta su integrazione fra tradizione e futuro, scegliete un luogo che integri questi due elementi. Per farvi un’idea della location disponibili e avere anche un’idea dei prezzi potete visitare siti come www.whataspace.it, www.meetingecongressi.com, o www.locationamilano.it.

Per scegliere la location, oltre alle caratteristiche “tecniche” come capienza, infrastrutture ecc. tornate alla regola n.1: che cosa preferiscono le persone che dovranno venire all’evento? In genere chiedono location affascinanti, ma preferiscono la comodità. Sbizzarritevi quindi nel trovare un posto stravagante, affascinante, inedito, ma non dimenticate parcheggio e mezzi pubblici. Pensate anche allo “scenario peggiore”: se le cose vanno male? Se piove, la location va bene lo stesso? O bisogna pensare a un’alternativa d’emergenza?

Rispettare gli orari

Avete convinto un certo numero di persone a venire al vostro evento, bravi. Ora abbiatene cura e rispettateli a cominciare dal tempo che vi dedicano: gli orari sono una promessa che fate ai vostri invitati, e come ogni promessa va mantenuta. Molti fanno iniziare il corso più tardi rispetto all’orario annunciato, perché ci sono ritardatari, magari per via del traffico: c’è sempre un ingorgo, ci sarà sempre qualcuno che è in ritardo, ma non è giusto, nel rispetto di chi è arrivato in orario, far aspettare chi invece non lo è. Anche se decidete di iniziare più tardi dovete sempre terminare in orario. Non sapete a cosa le persone abbiano rinunciato per venire da voi e non conoscete i loro impegni successivi, non potete rubare loro minuti preziosi o addirittura ore, come a volte capita.

Il periodo migliore per organizzare un evento  di successo

Attenzione alle date piene di eventi, la competizione è alta e convincere il vostro utente e venire da voi e non da altri sarà più difficile, dato che l’offerta è maggiore.

Dovete pensare che le figure che vi interessano non vivono per andare agli eventi, fanno altro, ed è per questo che voi li volete al vostro. Quindi se decidono di investire del tempo per seguirne uno probabilmente non ne seguiranno altri in quella settimana o in quel mese. Controllate i calendari online di eventi simili al vostro e cercate di evitare sovrapposizioni. Stiamo parlando della strategia del Mare Rosso e dell’Oceano Blu, che vi consiglio di approfondire nel caso non la conosciate.

Le iscrizioni all’evento

Un evento non inizia nel momento in cui si accedono le luci: inizia quando mandate il primo invito. Siate chiari, spiegate esattamente dove si trova la location, chi parlerà e di cosa, indicate il parcheggio più vicino e siate sinceri: non siete un albergo che bara sulla distanza dalla spiaggia. Il processo di iscrizione deve essere semplice, preciso ed efficace, ci sono siti che lo fanno da tempo e lo fanno molto bene, se non potete creare un vostro sistema efficace, affidatevi a questi servizi.

Eventbrite è il più famoso, e probabilmente anche il migliore: gestisce sia eventi gratuiti, sia a pagamento (trattiene una percentuale). È facile iscriversi e per voi sarà facile fare il check-in degli ospiti: loro si porteranno dietro il biglietto cartaceo o sul telefonino e a voi basterà fare la scansione del QRcode con uno smartphone e l’apposita applicazione di organizzatore Eventbrite. L’azienda automatizza anche gli avvisi e ricorda 24 ore prima l’orario, l’indirizzo e ri-allega il biglietto, nel caso qualcuno se lo fosse perso. Genera anche la lista degli iscritti ed eventualmente i badge da distribuire.

Fate conoscere  il vostro evento

Un altro aspetto fondamentale è far conoscere il vostro corso: ovviamente potete sfruttare riviste specializzate come la nostra, che ha anche un sito e una pagina Facebook molto seguita. I Social network sono infatti fondamentali per il successo di un evento o di un corso: servono per farlo conoscere, possono coinvolgere persone interessanti con le quali non avete contatti diretti o delle quali non avete l’email. Non ultimo forniscono agli utenti un feedback sulle vostre capacità. Ideate un #hashtag, un nome che lo renda riconoscibile sui social e che possa essere usato per vedere in un colpo solo tutte le conversazioni che lo riguardano. Ecco tre semplici regole per creare un buon hashtag: deve essere unico, eviterete il rischio di essere confusi; deve essere breve, è meglio non imporre hashtag difficili da ricordare e lunghi da digitare e mai usare un doppio hashtag tipo #nomeevento #italy. Nessuno li userà e alla fine sarà per voi difficile misurare l’impatto sui social.

Francesco Marino
Giornalista esperto di tecnologia, da oltre 20 anni si occupa di innovazione, mondo digitale, hardware, software e social. È stato direttore della rivista scientifica Newton e ha lavorato per 11 anni al Gruppo IlSole24Ore. È il fondatore e direttore di Digitalic, rivista sulla comunicazione del nuovo millennio.

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