Il database di una palestra è un vero e proprio tesoro che aspetta solo di essere usato, ma quali tecnologie ci permettono di scoprirlo? Tessere, bracciali e smartphone a confronto.
Come fa il gestore di un centro fitness ad avere statistiche sui clienti che accedono giornalmente? E a garantire l’accesso solo a chi è nelle condizioni di poterlo fare (abbonamento attivo, rate saldate, fascia oraria corretta…)? Come fa la ragazza al desk a bloccare i clienti con il certificato medico scaduto per ricordare loro di portarlo? E ad avere lo storico degli accessi di uno stesso cliente per concedere eventuali recuperi. Come fa il personal trainer a sapere che l’utente con cui ha appuntamento è appena entrato in sala? Come fa un manager d’azienda che ha poco tempo per allenarsi ad accedere in piscina senza fermarsi a fare la coda in reception per acquistare l’ingresso giornaliero? La risposta a tutte queste domande è sempre la stessa: grazie a un buon sistema di controllo accessi.
Il controllo accessi è la base di ogni gestionale per centri fitness, wellness e piscine
Grazie al riconoscimento di un supporto di autentificazione collegato ad un profilo in anagrafica, il gestionale è in grado di verificare se il cliente può accedere o no al centro in base a una serie di criteri: l’orario di accesso, l’abbonamento valido, il saldo delle rate scadute e/o del certificato medico e/o dell’iscrizione annuale ecc. Il risultato è sempre lo stesso, indipendentemente dal supporto che si utilizza. È possibile avvalersi di tessere, bracciali, portachiavi, impronta digitale, smartphone… Ogni supporto ha proprie caratteristiche e particolarità e spetta al gestore stabilire quale si adatti meglio al proprio contesto.
Vediamoli nel dettaglio
TESSERE
La tessera è il supporto di riconoscimento più utilizzato nel controllo accessi. Rientrano in questa categoria varie tipologie che si distinguono per la tecnologia utilizzata: ci sono le tessere barcode che si avvalgono del codice a barre, le tessere di prossimità che vengono riconosciute solo per la vicinanza al lettore, tessere di prossimità mifare che consentono anche la memorizzazione di un credito su di esse e tessere con banda magnetica. Il formato è quello tipico della card “da portafoglio” come bancomat, tessere sanitarie ecc.
Vantaggi: i badge hanno il vantaggio dell’estrema flessibilità di personalizzazione. Sulle tessere è, infatti, possibile stampare non solo il logo del club (magari correlato da numero di telefono e indirizzo email), ma anche la pubblicità di uno sponsor. Con questa strategia molti centri rientrano dei costi di realizzazione della tessera. La stampa può essere colorata, dorata, lucida, opaca, glitterata… persino termosensibile (variando quindi il colore a seconda della temperatura) e il risultato è una card unica e d’impatto verso il cliente.
Svantaggi: per poter essere utilizzata dall’utente la card deve essere sempre a portata di mano e, nonostante il suo formato comodo e non ingombrante, non sempre risulta semplice averla con sè (si pensi alle docce, o ai completi da palestra senza tasche ecc..). Esistono tuttavia anche dei porta-badge, da appendere al collo, che consentono di superare questo limite.
BRACCIALI
Anch’essi molto richiesti, consistono tipicamente in bracciali di gomma dalla forma simile ad orologi, al cui interno si trova la tecnologia per l’accesso per prossimità.
Vantaggi: la comodità di averli al polso, senza doverli tenere in tasca o in un porta-badge, li rende particolarmente adatti a quei contesti dove risulta impegnativo portare addosso un supporto (ad esempio nelle piscine). Sono quindi più versatili rispetto ad altri mezzi e più facilmente gestibili dal cliente finale.
Inoltre, la loro linea moderna e coloratissima (qua spaziamo dai colori pastello a quelli fluo, fino al classico nero) unita alla possibilità di personalizzare la misura, fa sì che il bracciale diventi anche un gradevole accessorio da poter indossare al di fuori del centro.
Svantaggi: Anche sui bracciali è possibile stampare logo e immagini, tuttavia la loro superficie non piana non permette la libertà di stampa consentita invece dalle classiche tessere rettangolari. Parlando di costi, solitamente il bracciale ha un costo un po’ più elevato rispetto alla tessera. Altro possibile punto a sfavore è riconducibile alla minor sensibilità di alcuni lettori. Il fatto che il chip di riconoscimento sia interno al bracciale, e quindi circondato dalla gomma, fa sì che i lettori più datati o comunque meno sensibili fatichino un po’ di più nella lettura e quindi nel riconoscimento dell’utente.
PORTACHIAVI E MINICARD
Possiamo considerarli un po’ una via di mezzo tra le tessere e i bracciali poiché, potendosi agganciare alle chiavi, per comodità risultano uno scalino sopra le tessere, ma più in basso rispetto ai bracciali. Riguardo alla personalizzazione: la superficie liscia, anche se piccolina, consente più libertà di stampa rispetto al bracciale.
SMARTPHONE
New entry nel mondo del controllo accessi, i software più evoluti consentono oggi anche l’ingresso tramite smartphone. Il tutto avviene grazie a un’apposita app installata nel mobile del cliente in grado di generare un QRcode che viene riconosciuto da un apposito lettore.
Vantaggi: sono notevoli sia per l’utente sia per il centro stesso. L’utente difficilmente dimentica di portare con sè il telefono e, spesso, lo ha già in mano quando accede al centro. Quindi l’ingresso avviene senza che il cliente debba ricordarsi di portare quel qualcosa “in più” che può essere la tessera, o il bracciale ecc. Di conseguenza vi è anche l’eliminazione del rischio di perdere il supporto. Inoltre non verrà richiesta nessuna cauzione al cliente, cosa che invece solitamente accade nel momento in cui gli viene consegnata una tessera o un bracciale. Per il centro, dotarsi di controllo accessi tramite smartphone, significa abbattere totalmente il costo dei supporti.
Svantaggi: per poter funzionare, il controllo accessi tramite smartphone, necessita di due condizioni:
1) il cliente deve scaricare l’app sul proprio smartphone (cosa che comunque può comportare più vantaggi che svantaggi).
2) Il centro deve dotarsi di un lettore QRcode da associare ai suoi precedenti lettori
IMPRONTA DIGITALE (o riconoscimento biometrico)
L’impronta digitale, così come ad esempio il riconoscimento facciale, rientra negli indicatori biometrici (caratteristiche distintive proprie dell’individuo come ad esempio il DNA, la geometria della mano, il riconoscimento della retina ecc).
Vantaggi: è un sistema dall’apparente praticità, non devo avere tessere, smartphone, nessun supporto.
Svantaggi: dietro la praticità si cela in realtà una complessa procedura per tutelare la privacy del cliente, e molti gestori di centri fitness non lo sanno. Infatti l’applicabilità dei sistemi biometrici in un’ottica di controllo accessi in palestra è da valutare con molta attenzione in quanto nel 2012 il garante della privacy l’aveva valutata eccessiva rispetto allo scopo (ai sensi degli artt 152 del Codice e 10 del d.lg n. 150/2011). Alla luce anche dell’attuale GDPR in vigore, prima di dotarsi di un controllo accessi con queste caratteristiche è necessario valutare al meglio con il proprio DPO tutte le procedure volte a rendere sicuro questo processo con relativa documentazione per evitare spiacevoli ed onerose sanzioni.
Aggiungiamo anche la complessità della gestione della rilevazione della “firma biometrica” all’accesso come ad esempio il lettore dell’impronta digitale dove ognuno deve appoggiare il proprio polpastrello e con relativi tempi di lettura, verifica ed autorizzazione all’accesso, anche per altri sistemi di confronto “biometrico”.
Tra gli svantaggi da considerare anche la mancanza di dare un supporto ai propri clienti che può aumentare la diffusione del marchio, oltre l’impossibilità di offrire internamente alla propria struttura servizi a valore aggiunto come serrature elettroniche, automazioni per docce e phon, acquisti in mobilità o al bar con addebiti sul proprio borsellino elettronico.
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Da questa analisi emerge come non sia proprio così scontato scegliere il supporto più idoneo per il proprio controllo accessi. Ogni mezzo presenta delle caratteristiche che lo rendono migliore o peggiore sotto diversi aspetti. La decisione deve essere sempre calata nel contesto del proprio club e della propria clientela. Non è escluso poter utilizzare anche un sistema misto (tessera e bracciali, smartphone e tessera) in modo da dare al cliente la facoltà di scegliere quale supporto preferisce in generale o a seconda del momento.
Serena Kumar
Digital Sales in TeamSystem.
Dopo 6 anni nella formazione e assistenza clienti sono passata all’ufficio commerciale dove mi occupo di campagne mirate di upselling e redazione di articoli di settore. Grazie all’esperienza lavorativa e alla passione personale conosco bene il mondo del fitness e del wellness, in particolare sotto gli aspetti relativi al marketing e comunicazione.
