L’importanza di tenere sotto controllo i flussi finanziari mensili e di adottare procedure e strumenti di gestione aziendale per valutare l’andamento economico e finanziario della palestra.
Oltre all’analisi economica necessaria per ottenere un risultato positivo di esercizio, la gestione di un centro fitness deve tenere sotto controllo, mensilmente, anche i flussi finanziari, ovvero tutte le entrate e le uscite. La parte finanziaria, infatti, influisce non solo sugli aspetti economici, ma è fondamentale anche per gestire in modo equilibrato il proprio centro senza dover ricorrere troppo al credito bancario con finanziamenti e mutui, rischiando di ostacolare la crescita dell’azienda.
Se i finanziamenti non sono utilizzati correttamente per finanziare gli investimenti a medio e lungo termine, ma vengono impiegati per necessità di gestione corrente (che risente anche della stagionalità del settore), l’azienda può incontrare problemi di liquidità. Se l’azienda non può ricorrere al credito in modo agevole quando è necessario fare investimenti fondamentali per rinnovare le attrezzature e gestire le manutenzioni straordinarie, ciò può causare ripercussioni negative anche sulle vendite.
Per una corretta gestione finanziaria, l’imprenditore deve, inoltre, analizzare mensilmente anche la capacità di generare nuova liquidità, oltre a tenere sotto controllo il fatturato e i costi. Ad esempio, se un’azienda vende automobili, si devono considerare due possibili ipotesi.
Ipotesi A)
L’azienda fa utili ma ha liquidità negativa: acquista un’auto a Euro 100, pagandola subito, e la rivende a Euro 180, ma incassa solo dopo 60 giorni. In questo caso, il fatturato è di Euro 180, il risultato economico è positivo di Euro 80, ma la liquidità disponibile è di Euro 0 perché sono stati utilizzati tutti i soldi (ad esempio, solo Euro 100).
Se questa fosse l’unica operazione dell’esercizio, il bilancio mostrerebbe un utile, ma l’imprenditore avrebbe bisogno di liquidità per 2 mesi e sarebbe nell’impossibilità di far fronte ad altri pagamenti, con tutte le conseguenze negative del caso.
Ipotesi B)
L’azienda ha liquidità positiva ma non fa utili: acquista un’auto a Euro 120, pagando con una dilazione di 90 giorni, e la rivende a Euro 110 con un incasso immediato.
In questo caso, il fatturato è di Euro 110, il risultato economico è negativo di -Euro 10, ma la liquidità disponibile è di Euro 110. Se fosse l’unica operazione della stagione, la situazione sarebbe capovolta rispetto alla precedente: il bilancio mostrerebbe un risultato economico negativo mentre l’imprenditore avrebbe molta liquidità, senza rendersi conto di aver fatto un’operazione non economica.
Per questo, l’imprenditore deve adottare procedure e strumenti di gestione aziendale per tenere sempre sotto controllo il fatturato, l’incassato, l’utile economico e la liquidità generata o persa mensilmente. Una corretta gestione finanziaria deve rispettare i seguenti cinque principi fondamentali.
Misurare gli aspetti finanziari e non giustificarli
L’imprenditore deve effettuare costantemente delle misurazioni economiche e finanziarie e avere dei KPI che gli permettano di valutare in modo oggettivo e numerico il reale andamento aziendale, prima che sia troppo tardi per qualsiasi intervento correttivo.
Trattare tutti i costi come se fossero un investimento e pretendere da questi sempre un ritorno economico
Ogni euro speso deve produrre un risultato in termini economici, sia che si tratti di investimenti in beni materiali (attrezzature e impianti) o in beni immateriali (formazione, consulenze, marketing) e risorse umane. Anche le risorse umane dovrebbero essere valutate e remunerate in funzione della loro produttività (vendite, presenze ai corsi, contatti di assistenza, interventi di riduzione costi, ecc.) e non solo in funzione del tempo dedicato.
Lavorare costantemente per ridurre i costi fissi
Per ottenere un risultato positivo, i ricavi devono essere maggiori dei costi e le entrate maggiori delle uscite. Il primo sintomo di inefficienza finanziaria è quando ci sono difficoltà a far fronte alla gestione ordinaria (pagamento affitto, stipendi, fornitori). Per non trovarsi in questa situazione, è necessario porre particolare attenzione ai costi fissi, ovvero quei costi che non variano al variare delle vendite. Spesso, un’azienda inefficiente nella gestione dei costi lo è anche dal punto di vista commerciale.
Accantonare regolarmente una parte della liquidità generata dalla gestione
Un imprenditore dovrebbe accantonare mensilmente almeno il 5% degli incassi. Sottrarre dalla gestione una piccola percentuale di liquidità non compromette nessuna rinuncia per le strategie aziendali e, a fine stagione, determina una consistente riserva utile per finanziare progetti di sviluppo e miglioramento del servizio.
Far gestire il denaro da una sola persona
In ogni società, diverse persone, solitamente i soci stessi, si occupano della gestione in generale, mentre sarebbe più utile che ci sia una divisione di compiti individuando una sola persona per la gestione finanziaria, affinché abbia una visione univoca e corretta di tutti gli equilibri economici e finanziari necessari. In questo modo, si elimina la possibilità di compromessi, e si affida alla persona che gestisce meglio le proprie finanze personali, la gestione finanziaria del centro.
Il “ciclo” finanziario
In questo settore spesso è invertito rispetto a quello più tipico di altri settori o a quello dei centri fitness che gestiscono rispettando il principio di competenza, sia dei ricavi che degli incassi. Il processo finanziario di molte aziende produttrici di beni e servizi prevede questi passaggi: si sostengono delle spese (se possibile dilazionando il pagamento), si eroga il servizio o si consegna il prodotto, e solo alla fine del ciclo produttivo si richiede il pagamento, spesso concedendo una dilazione da uno a più mesi.
Nell’azienda fitness, solitamente, si fattura il servizio (abbonamento), si ottiene (o dovrebbe ottenere) l’incasso in un tempo relativamente breve (da qualche giorno a 2-3 mesi), si eroga il servizio nei mesi seguenti (periodo tra i 4 e i 12 mesi), si sostengono i costi man mano che si eroga il servizio nel tempo. Questa situazione, di per sé molto favorevole, spesso è gestita in modo scorretto. Si tende a considerare ciò che viene incassato anticipatamente come un ricavo di competenza ed un’entrata finanziaria utilizzabile per pagare tutte le spese correnti senza considerare che dovrà finanziare tutte le spese che si sosterranno per tutti i mesi relativi all’abbonamento venduto. Questa situazione, unitamente al fatto che esiste una stagionalità particolare del settore, porta a situazioni di crisi nel periodo estivo (luglio e agosto).
L’imprenditore dovrebbe avere sempre la liquidità necessaria per far fronte all’impegno contrattuale preso con i propri clienti e essere in grado di erogare il servizio (sostenendo quindi tutti i costi di gestione) solo con incassi di competenza. Se non è così, potrebbe essere un segnale di cattiva gestione finanziaria che aggrava anche la situazione economica, spesso compromessa a causa di una assente o scarsa marginalità (vendita a prezzi troppo bassi rispetto ai costi sostenuti) e/o da un eccesso di servizio con costi più elevati rispetto ad un prezzo posizionato correttamente.
La gestione economica e quella finanziaria si influenzano a vicenda
Sono due punti di vista gestionali molto importanti che rischiano di essere sottovalutati o trascurati gravemente l’uno a discapito dell’altro. Chi gestisce non deve mai commettere questo errore, facendosi guidare da indicatori ed indici di allerta utili per agire preventivamente ed evitando crisi più difficili da risolvere e che possono mettere anche l’amministratore in una posizione di responsabilità personale se non dimostra di aver messo in atto un sistema di controllo di gestione adeguato ed in linea con la normativa prevista dal nuovo codice della crisi.
Patrizio Viani
Consulente aziendale con oltre 25 anni di esperienza nel settore del fitness. Cofondatore della Business Unit Strategy4Fitness by AKSILIA Srl (consulenza fiscale e gestionale per centri fitness) autore di “Tutti i numeri del Fitness”.
