Gestire una palestra o un centro sportivo con un software professionale può essere un valido aiuto per gestirli.
Nell’organizzazione di una palestra, una piscina o un centro sportivo coesistono numerose esigenze da gestire. Come prima cosa occorre strutturare un business plan, in modo da delineare la propria offerta in base ad un bilancio previsionale che consideri spese e ricavi; dopodiché l’offerta va concretizzata, pianificando abbonamenti e pacchetti e le relative modalità di vendita.
Se si opta per il canale dell’e-commerce, c’è bisogno di prevedere di appoggiarsi ad un sistema solido di gestione dei pagamenti digitali – e così anche nel caso in cui si volesse promuovere una formula di abbonamento che si rinnovi automaticamente ogni mese.
Il passo successivo diventa quello di pubblicizzare l’offerta attraverso un piano di marketing ben strutturato e di organizzare le vendite in modo da rendere semplice e veloce la registrazione dei dati e l’emissione del documento correlato (che sia esso scontrino, fattura o ricevuta). Da qui parte l’aspetto più pratico e incisivo del piano imprenditoriale: la qualità della fruizione del servizio offerto, ovvero il rendere l’experience dell’utente qualcosa di unico e irrinunciabile.
I vantaggi di un software specifico per gestire un centro sportivo
Tener presente tutte queste necessità di gestione non è affatto banale: il ricorso agli strumenti informatici diventa così indispensabile per lavorare in modo preciso e ordinato e per riuscire a tenere tutto sotto controllo. La soluzione vincente è senza ombra di dubbio quella di affidarsi da un software gestionale che integri tutte le funzionalità indispensabili per la gestione di un centro sportivo: dall’archivio delle anagrafiche alla vendita e gestione del pagamento onsite e online, dalla compilazione del bilancio al controllo accessi con verifica del certificato medico e delle scadenze, fino alla creazione del piano di allenamento personalizzato. Tutto nell’ottica di facilitare e valorizzare la user experience.
Quali funzioni aspettarsi da un buon prodotto
Volendo schematizzare, un software gestionale completo per il centro sportivo, che integri tutte le funzionalità necessarie per gestire un centro sportivo, facilitando e velocizzando il lavoro svolto quotidianamente, deve necessariamente:
1. strutturare le schede anagrafiche in modo preciso e ordinato, in modo che i dati possano essere richiamati al bisogno (per analisi specifiche o semplicemente per costituire il libro soci), in linea con le normative sul GDPR;
2. consentire di pianificare un piano di azioni di CRM attraverso email, sms, notifiche o telefonate e monitorarne i risultati in termini quantitativi;
3. prevedere formule di pagamento e agevolazioni sui rinnovi degli abbonamenti (anche grazie ai pagamenti digitali), che fidelizzino il cliente e gli semplifichino il saldo delle rate;
4. predisporre la documentazione inerente alle vendite (ricevute, fatture elettroniche, documenti commerciali), necessaria per le dovute comunicazioni fiscali;
5. facilitare il lavoro di chi si trova al desk, delegando all’utente alcune operazioni come la compilazione dei dati anagrafici o la possibilità di prenotare corsi e appuntamenti o effettuare saldi e rinnovi;
6. supportare il lavoro operativo di trainer e istruttori nell’organizzazione degli allenamenti e verifica delle presenze;
7. fornire al commercialista report e analisi precise e puntuali per la corretta gestione della contabilità, dei bilanci e dei necessari adempimenti fiscali;
8. monitorare scadenze di certificati, iscrizioni e pagamenti (anche attraverso il controllo accessi);
9. comunicare con i servizi accessori come docce, phon e armadietti, in modo che il cliente possa gestirne l’utilizzo in autonomia.
L’integrazione con gli smatphone per gestire un centro sportivo
In tutto questo, un elemento chiave è sicuramente rappresentato dall’applicazione per smartphone. L’app del centro sportivo, preferibilmente nativa del software gestionale piuttosto che integrata, è uno strumento importantissimo che consente al cliente di avere sempre a portata di mano la possibilità di interagire con il centro stesso, favorendo una experience appagante e stimolante. Attraverso l’app, infatti, l’utente può consultare i propri dati, gestire le prenotazioni e i pagamenti, consultare le schede di allenamento e i piani alimentari, rimanendo sempre in contatto con il proprio personal trainer.
Il vantaggio di un’app che “parli” direttamente con il software gestionale è dato dal fatto che i dati vengano sincronizzati in tempo reale: le prenotazioni dall’app finiscono infatti direttamente nel palinsesto consultabile dalla reception, le operazioni di pagamento digitale creano la vendita direttamente sul software che provvede ad emettere il giusto documento; in senso inverso, le modifiche effettuate dal gestionale (ad esempio i cambi orario di un corso) sono istantaneamente visibili anche nell’app. Inoltre, avere a disposizione un sistema integrato, consente di gestire le comunicazioni in modo semplice e diretto, senza dover trascrivere numeri di telefono o indirizzi email – con conseguenti errori o omissioni.
Un altro grande vantaggio è rappresentato dalla possibilità di utilizzare l’app anche per il controllo degli accessi, ad esempio attraverso la generazione di un QRcode che, richiamando l’anagrafica, consenta di verificare se il cliente possieda o meno tutti i parametri in regola per poter accedere.
… e l’integrazione con gli allenamenti
Se anche il sistema di creazione dei programmi di allenamento è integrato, il trainer potrà richiamare i dati anagrafici senza doverli richiedere nuovamente al cliente e predisporre la scheda che sarà visualizzabile direttamente da app: la diretta conseguenza è quella di poter fornire un servizio più completo e più performante rispetto a quanto possibile con una semplice scheda cartacea.
Ma avere uno strumento dove tutte le informazioni si sincronizzano non avvantaggia solo l’utente o i trainer. Chi lavora dietro le quinte di un centro sportivo, infatti, ha ben chiara l’importanza di avere dati chiari e trasparenti su cui poter basare rendiconti e bilanci. Una soluzione che contempli, oltre alla cura del cliente, anche la gestione della contabilità, degli immobili e i cespiti, le comunicazioni IVA, i pagamenti ai fornitori, le lettere d’incarico e i compensi dei collaboratori è sicuramente un valore aggiunto nella gestione di un centro sportivo. Attingere da un unico bacino di dati è sicuramente vincente per lavorare in modo pulito e ordinato.
Vantaggi per il centro, ma anche per il cliente
Un sistema che integri gli aspetti pratici di gestione, con quelli amministrativi e contabili, che sia in grado di avvalersi di uno strumento come l’app, orientato a massimizzare la customer experience, e che possa appoggiarsi a un solido sistema di digital payments, permette dunque di avere una visione completa di tutto quello che è il lavoro all’interno del centro sportivo, delegando allo strumento informatico un lavoro molto impegnativo (e spesso a basso valore aggiunto) con risultati più che sorprendenti.
Serena Kumar
Psicologa della comunicazione, da anni nel settore fitness e Wellness di TeamSystem dove si occupa di marketing e digital sales.
