Il controllo di gestione aziendale riguarda in generale la raccolta di tutte le informazioni rilevanti (non solo di tipo economico) e la loro analisi al fine di supportare le decisioni aziendali in modo più oggettivo evitando di “navigare a vista” senza il supporto di dati ed indicatori oggettivi.
La produttività in sala corsi con il controllo di gestione della tua palestra
Per questo tipo controllo di gestione può esserci di aiuto un software gestionale o un’applicazione utilizzata per la prenotazione dei corsi o, in alternativa, è possibile costruire autonomamente un data base informativo, costruito anche a partire dall’utilizzo di report cartacei, contenente tutte le informazioni che riteniamo interessanti ed utili per la valutazione dell’andamento dell’attività corsistica.
Software gestionali e specific report
Con le restrizioni causate dalla pandemia molti gestori hanno dovuto dotarsi di sistemi di prenotazione digitale per garantire e gestire i flussi all’interno della palestra nel rispetto delle norme emergenziali.
Il controllo di gestione ha permesso ai gestori di avere una possibilità di analisi in più come ad esempio, oltre all’ingresso, anche quanti corsi segue ciascun cliente, quali e quante volte su base settimanale, mensile ecc. A seconda del tipo di servizio e del tipo di abbonamento che si propone, l’obbligo della prenotazione è indispensabile come nel caso di strutture con sale corsi molto piccole o centri che adottano un business model tipo “boutique” e/o servizio di personal group.
Per le strutture più tradizionali dotate di ampie sale corsi l’obbligo di prenotazione può essere “meno necessario” almeno fino a quando non viene raggiunta la massima capienza delle o nel caso di corsi che prevedono l’utilizzo di presenti in numero limitato.
In ogni caso le informazioni estrapolabili dal controllo di gestione o all’utilizzo di appositi report che gli istruttori devono consegnare alla direzione a fine giornata, ci permette di ricavare molte ed utili informazioni riguardo l’andamento delle attività di gruppo.
Il valore delle informazioni del controllo di gestione
Quando per ogni attività svolta conosci la data in cui è stata svolta, da quale istruttore, in quale sala, la durata, il numero di presenze totali, quelle maschili ed il numero di persone alla loro prima esperienza, si possono fare un’attività di BI (business intelligence) molto approfondita ricavando specifici report in modo automatico con i quali fare le analisi ritenute più importanti e prendere le migliori decisioni per ottimizzare questo reparto tecnico.
I dati possono poi essere raccolti e raggruppati in diversi modi, su base temporale (analisi settimanale, mensile, annuale) apprezzando anche i trend e non solo i valori assoluti in un intervallo temporale ristretto.
Si possono fare analisi specifiche sul singolo istruttore per capire meglio i suoi punti di forza e le aree di miglioramento e anche fare dei confronti con altri colleghi o target di riferimento.
Sono dati che ci servono a capire anche quanto i clienti sono più fidelizzati all’istruttore o al metodo (tipo di corso e modalità di svolgimento).
Se da una parte è normale che non tutti i trainer siano allo stesso livello tecnico e che abbiano lo stesso gradimento relazionale da parte dei clienti, dall’altra l’imprenditore deve fare in modo di limitare la dipendenza dei clienti ai propri trainer per ovvi motivi strategici.
Definire degli obiettivi specifici in presenza
Per un’analisi corretta è necessario partire dalla determinazione dell’obiettivo di presenze attribuito a ciascuna attività, proprio come viene fatto con quelli economici.
Questo valore è importantissimo perché da questo derivano le valutazioni sul corso, anche di tipo economico, e quelle sugli istruttori, non solo in termini di numeri di presenze in assoluto, ma anche in relazione alla potenzialità della sala, al tipo di corso e alla fascia oraria in cui è proposto.
Le variabili da tenere in considerazione sono diverse:
- la bravura/esperienza dell’istruttore ed il suo costo orario;
- il tipo di attività che vogliamo inserire: per le attività più innovative e/o dedicate a target particolari si possono, almeno inizialmente, prevedere obiettivi inferiori rispetto ad attività più consolidate e adatte a tutti;
- la dimensione della sala e/o il numero di attrezzature disponibili;
- il periodo della stagione, il giorno e l’ora in cui vengono inseriti tenendo bene in considerazione il flusso di accessi suddivisi per giorno, fascia oraria e sesso;
- la coesistenza di più proposte nell’unità di tempo ed il target che si cerca di attrarre.
Con queste valutazioni l’obiettivo che si definisce diventa un attendibile punto di riferimento sul quale poter fare delle valutazioni oggettive. È possibile, infatti, impostare dei calcoli automatici che attribuiscano una valutazione per ogni attività svolta a seconda della percentuale di presenze rispetto al focus definito. Ad esempio una valutazione sufficiente potrebbe essere quella derivante da una % di presenze dal 60% in su mentre in caso di una % inferiore la valutazione potrebbe non essere sufficiente.
Le azioni correttive su basi oggettive del controllo di gestione
In questo modo si capisce in maniera oggettiva se è necessario prendere in considerazione azioni come:
- attribuire ad un altro istruttore la stessa attività;
- modificare il tipo di attività mantenendo però stesso istruttore, giorno ed orario;
- mantenere stesso istruttore ed attività ma modificando leggermente l’orario e/o i giorni;
- eliminare definitivamente questa attività dal palinsesto senza sostituirla con altro;
- mantenere tutto invariato e concordare con l’istruttore delle condizioni economiche diverse fino a quando il corso non avrà raggiunto una valutazione almeno sufficiente in una logica “win-win”.
Da costo fisso a costo variabile
La valutazione oggettiva data ad ogni attività ci permette anche di adottare un criterio di remunerazione diversa (su più livelli) e più meritocratica per gli istruttori, trasformando quello che è tipicamente un costo fisso in un costo variabile o almeno semi fisso.
In questo modo gli istruttori più meritevoli e proattivi sarebbero maggiormente motivati ad intraprendere azioni autonome di promozione e fidelizzazione alle quali corrisponderebbero anche livelli remunerativi più equi, stimolanti, fidelizzanti e gratificanti.
Una volta che abbiamo il nostro database di informazioni, attraverso un apposito software di business intelligence (o anche dei semplici fogli di calcolo integrati) possiamo fare analisi numeriche e grafiche di vario tipo, a partire dalla valutazione mensile di ciascun istruttore con il quale confrontarsi periodicamente per condividere questi risultati e valutare insieme le eventuali azioni correttive.
Queste informazioni e analisi permetterebbero un’ottimizzazione dell’orario corsi anche dal punto di vista economico ottenendo un significativo risparmio traducibile direttamente in un incremento dell’utile aziendale.
Oltre l’aspetto economico queste analisi consentono di valutare anche le attività di maggior successo e gradimento che di conseguenza potrebbero essere potenziate rispetto a quelle di minor appeal.
Trend di crescita ed altri KPI
Un altro tipo di valutazione utile è quella di vedere settimana dopo settimana se le attività svolte hanno un trend di crescita, un trend stabile o se il numero di presenze diminuisce sia a livello di singola attività che di performance specifica per ogni singolo trainer.
Altre informazioni utili sono quelle relative alla media presenze per singola attività, per istruttore, la % di presenze maschili rispetto a quelle femminili, la % di nuovi utenti, il tasso crescita della singola attività, l’età media dei partecipanti alle singole attività ecc.
Altri indici importanti possono essere ricavati mettendo in relazione il totale delle presenze ai corsi in una settimana rispetto agli ingressi totali registrati.
Rapportando semplicemente il totale di presenze ai corsi rispetto al totale degli ingressi avuti in una settimana, si ottiene un “indice di frequenza corsi” ci dà un’idea di quanto sono importanti le attività di gruppo nel modello di business adottato.
Un modello di business tipo “low cost” che solitamente prevede un numero molto limitato di corsi avrà un indice molto più basso rispetto ad un modello di business “premium” o di “fitness boutique” nei quali il numero e la qualità delle attività di gruppo proposte ha un ruolo strategico fondamentale anche per quanto riguarda il posizionamento e la corretta definizione del pricing.
Il controllo di gestione quindi deve essere un’attività che coinvolge anche il reparto tecnico e guidare le decisioni aziendali su basi numeriche oggettive per migliorare la qualità del servizio e di conseguenza anche gli andamenti economici aziendali.
Patrizio Viani
Consulente aziendale con oltre 25 anni di esperienza nel settore del fitness. Cofondatore della Business Unit Strategy4Fitness by AKSILIA Srl (consulenza fiscale e gestionale per centri fitness) autore di “Tutti i numeri del Fitness”.
