Il digitale dalla parte degli operatori del fitness - La Palestra

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Gestione

Il digitale dalla parte degli operatori del fitness

In un mercato in continua evoluzione come è quello del fitness è importante mantenere il passo con le abitudini e la digital experience del proprio target. Per farlo occorre che anche i tuoi collaboratori beneficino delle potenzialità offerte dal digitale.

Perché è tanto importante il software gestionale? Per dare al proprio staff degli strumenti in grado di semplificare e supportare il lavoro. Questo rappresenta un valore aggiunto importante in grado di migliorare le prestazioni sia in termini di qualità, sia di efficienza (massimo risultato nel minimo tempo). Inoltre lavorare in modo armonioso e ordinato, grazie ai giusti strumenti, aiuta a diminuire il livello di stress lavorativo percepito e quindi si riflette positivamente anche sull’utenza.

La digitalizzazione al desk

Il compito di chi opera al desk è quello di accogliere facendo sentire “a casa” il cliente, informarlo e indirizzalo all’acquisto dell’abbonamento più in linea con le specifiche esigenze. Numerosi sono oggi gli strumenti in grado di aiutare in questo delicato compito.

Innanzitutto un buon CRM, che consenta di recuperare in modo rapido e veloce le info sul cliente, supporta quelle doti relazionali di cordialità e empatia tanto apprezzate dalla clientela. Accorgersi che oggi è il compleanno di Maria Rossi, per poterle fare gli auguri nel momento in cui accede in palestra o applicare a Luca Bianchi uno sconto sul rinnovo dell’abbonamento concordato mesi prima, sono tutte accortezze che favoriscono la customer satisfaction. Il CRM deve essere quindi intuitivo, semplice da usare e da aggiornare.

Un problema che si verifica spesso in reception è il sovraccarico di richieste con conseguenti fastidiose attese da parte dell’utente. Dare la possibilità allo staff di reception di rendere i clienti autonomi in certe operazioni significa concedere più tempo alle attività per le quali il contatto umano è fondamentale. Alcune attività, come la compilazione dei dati anagrafici, la prenotazione o la disdetta, il saldo di una rata, possono essere gestite in piena autonomia da parte dell’utente senza intaccare la soddisfazione percepita. Il cloud è molto utile in quest’ottica: la prenotazione presa dal cliente tramite un’app dedicata finisce in tempo reale sul planning della reception o il saldo di un abbonamento effettuato da una cassa automatica, aggiorna lo stato della vendita sull’anagrafica.

L’archiviazione digitale

Quando un nuovo iscritto decide di iniziare un percorso di allenamento, prima ancora di mettere il piede in sala, si trova a dover compilare una serie di scartoffie. Spesso inoltre è necessario anche acquisire scansioni e fotocopie: documento di identità, codice fiscale, certificato medico ecc. L’archiviazione digitale consente di eliminare il cartaceo e avere tutta la documentazione in ordine e facilmente reperibile all’interno di un archivio online. La firma digitale consente di dare valore legale alla sottoscrizione di un contratto o altra documentazione esattamente come avviene con quella su carta. Nessuna copia cartacea da rilasciare al cliente, poiché il contratto digitale arriva direttamente via email.

Altra possibilità, legata al tema della digitalizzazione dei documenti, è la vendita in mobilità. Grazie a strumenti come l’archiviazione digitale e la firma grafocerta su tablet è possibile concludere una vendita e riportarla in tempo reale sul gestionale, nonché sull’anagrafica del cliente, senza essere fisicamente al desk. In questo modo è possibile gestire a caldo la decisione di upgrade che un utente prende in sala, oppure registrare in un unico passaggio vendite di abbonamenti effettuate al di fuori del centro, durante eventi, fiere o open-day.

La digitalizzazione in sala

In sala troviamo la parte più “operativa” dello staff di un centro fitness e, per certi versi, anche più rappresentativa. Gli istruttori di sala sono a disposizione di chiunque voglia un supporto al proprio allenamento, i personal trainer elaborano e attuano programmi strutturati sulla base del singolo utente, gli istruttori dei corsi coordinano una classe nell’esecuzione di una determinata disciplina. Per ognuna di queste figure il digitale può risultare molto utile.

Spesso c’è la necessità di comunicare in modo rapido per segnalare, ad esempio, variazioni nell’orario di un corso o ricordare la scadenza di una scheda di allenamento. Ci sono vari modi per gestire questo tipo di comunicazioni senza dover necessariamente delegare il compito alla reception: gruppi su WhatsApp, post su Facebook ecc. Ma la via più funzionale allo scopo è sicuramente la notifica push sull’App. Comunicare con gli utenti, attraverso una notifica che arriva sul loro smartphone grazie all’App del centro fitness significa mantenere la conversazione sul piano professionale ma allo stesso tempo garantire quel giusto grado di familiarità indispensabile nell’ambito del training.

Anche il lavoro complesso di creazione di schede e programmi di allenamento può beneficiare, oggi, dell’ausilio di un software e di una App. Il PT può creare le schede di allenamento con immagini tridimensionali e video dell’esecuzione degli esercizi attraverso programmi avanzati, stabilendo le serie e le ripetizioni. Il cliente ha così la propria scheda direttamente sullo smartphone. Non solo schede di allenamento ma anche piani alimentari, valutazioni e misurazioni corporee: sicuramente una marcia in più per il lavoro dei trainer!
La gestione degli appuntamenti è un altro tema critico per i professionisti che operano in sala e per gli istruttori dei corsi. Dare al trainer la possibilità di gestirsi autonomamente i propri appuntamenti significa snellire le procedure e migliorare la user experience. Grazie al cloud il PT può accedere alla propria agenda in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione; può controllare gli appuntamenti e, al bisogno, spostarli interfacciandosi direttamente con il proprio assistito; può recuperare note e appunti sull’appuntamento precedente e programmare gli appuntamenti futuri in vista di un percorso strutturato e accordato con il cliente.

La digitalizzazione dei manager

Il compito del manager è uno dei più complessi: servono decisioni imprenditoriali sulla base dell’analisi di molti fattori. Come prima cosa deve aver ben presente la disponibilità economica data sia dallo storico, sia dalle previsioni di incasso; deve accogliere e valutare le richieste dei propri collaboratori e confrontarsi con le necessità e le richieste del mercato. Per fare tutto ciò è essenziale conoscere l’andamento del proprio centro, in termini di vendite, di frequenze, di percentuale di abbandono o di successo delle campagne commerciali intraprese. Ma quando il manager non è sempre fisicamente presente nella sua struttura? Grazie al cloud la presenza fisica non è indispensabile per ottenere i dati del centro. Basta una connessione a Internet e un pc o uno smartphone per poter monitorare e tenere sotto controllo le vendite, gli incassi e più in generale l’operato del proprio staff.

Serena Kumar
Psicologa della comunicazione, da anni nel settore fitness e Wellness di TeamSystem dove si occupa di marketing e digital sales.

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