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Automatizzare la palestra i passi da compiere

Ho già affrontato in articoli precedenti il tema dell’organizzazione aziendale, ma credo che l’argomento sia talmente ampio che non sono riuscito ad esaurirlo nemmeno nei miei libri.

Molti colleghi, titolari di Centri personal o terapisti, si stupiscono quando elenco il numero e il ventaglio diversificato delle attività che riesco a portare avanti. Non possiedo superpoteri e tanto meno dormo poche ore la notte. Non c’è un vero segreto, bensì un mindset che ogni imprenditore deve acquisire per impostare in maniera sana la propria azienda. In questo articolo elenco i passi che stanno alla base di un’attività ben organizzata grazie alle competenze e all’atteggiamento che deve acquisire il suo fondatore.
Come prima cosa è importante che il titolare d’azienda abbia fatto un lavoro introspettivo su sè stesso e che l’abbia portato a riconoscere le motivazioni profonde che lo hanno spinto ad intraprendere questa strada lavorativa dando ad essa un particolare taglio commerciale. Tendenzialmente l’attività rispecchia quelli che sono i valori del titolare, il suo modo di relazionarsi con la clientela e il motivo per cui ha deciso di intraprendere quella carriera. Non sempre è così, ma la maggior parte delle volte azienda e titolare si assomigliano.
Il nucleo di questo primo step trova la sua realizzazione in una sorta di diario di bordo. Un manuale scritto che dovrà poi essere trasmesso al Team.

La stesura del piano

Raggiunto questo grado di maturità imprenditoriale il secondo step è rappresentato dal comunicare al Team le proprie consapevolezze acquisite in una sorta di diario di bordo. È questo il momento in cui il titolare deve trovare il tempo per svincolarsi dal lavoro in sala pesi o nell’ambulatorio, per scrivere quello che diventerà il vangelo del suo Centro. Il suo sistema interno di credenze, valori, procedure e linee guida gestionali che devono essere automatizzati da tutti allo stesso modo. È importante che vengano indentificate e messe per iscritto le fasi ritenute strategiche da gestire alla perfezione. Queste fasi per fare un esempio potrebbero essere:

  • il momento in cui entra una persona nuova all’interno del Centro,
  • il momento in cui bisogna fare la proposta commerciale con declinazioni differenti,
  • la gestione della sala pesi, ecc.

Identificate le fasi strategiche devono essere descritti in modo sintetico-semplice-schematico-logico, i comportamenti da mettere in atto. Tutto deve essere facile da ricordare.

La comunicazione col Team

A questo punto bisogna far leggere e comunicare al Team il nostro vangelo aziendale. Le informazioni devono essere diffuse sia in forma scritta che verbale o meglio ancora mettendo i collaboratori al centro del processo di apprendimento. Un modo semplice e molto formativo sarà per esempio quello di incaricare un collaboratore a spiegare ad un altro collega quanto ha appreso direttamente dal titolare.
Questo metodo, durante il processo di trasferimento delle informazioni, potrebbe far perdere un po’ di qualità. Motivo per cui il titolare deve prevedere l’ultima fase: la verifica. Il momento in cui si ottengono i feedback dal gruppo e si analizza il grado di comprensione di quanto è stato comunicato in varie forme.
Terminata la fase di verifica, con i feedback ricevuti, potrebbe esserci la necessità di rivedere alcuni aspetti. Nella maggior parte dei casi, se il lavoro è stato fatto per la prima volta, le modifiche da apportare serviranno ad alleggerire e semplificare il lavoro svolto al fine di facilitare la memorizzazione e l’automatizzazione dei comportamenti.

Il sogno che si realizza: l’automatizzazione del Centro

Chi è arrivato fin qui significa che ha già raggiunto un buon grado di maturità aziendale sotto l’aspetto gestionale. Sia chiaro, ogni fase sopra descritta prevede la necessità di andare a fondo dell’argomento per imparare trucchi e strategie del manager d’azienda; e il titolare d’impresa, che lo voglia o meno, anche se ancora operativo sul campo, di fatto è anche un manager che deve acquisire le competenze per dirige Azienda e Team. Se tutti i passi sono stati effettuati in modo corretto, si è sulla giusta strada per la realizzazione del sogno di un po’ tutti gli imprenditori che è: l’automatizzazione della propria attività con meno stress e la possibilità di sviluppare nuovi progetti.

Quando parlo coi colleghi che mi chiedono le consulenze, la prima domanda che faccio loro per capire il grado di maturità aziendale è: “Quanto tempo puoi permetterti di stare in vacanza senza perdere di efficienza nel tuo Centro?”.

Per sistema efficiente intendo un sistema in cui:

  • accettazione,
  • gestione del cliente,
  • pulizia degli ambienti,
  • gestione pagamento,
  • burocrazia,
  • motivazione nel team,
  • non subiscono deflessioni durante l’assenza.

Se la risposta è “pochi giorni o poche settimane” probabilmente il sistema aziendale è ancora immaturo e deve migliorare parecchio nelle fasi sopra accennate. Se la risposta è di un mese o più, probabilmente è stato fatto un ottimo lavoro dal punto di vista manageriale. Faccio questa domanda anche ai colleghi che mi chiedono se è il momento giusto per aprire un secondo Centro per esempio. Ebbene bisogna essere in grado di gestire emozioni, desideri e posizionarsi su un corretto grado di consapevolezza ed esame della realtà.

I rischi della mancata automatizzazione

Se il sistema aziendale è immaturo, duplicando i Centri, quando il primo non è ancora autonomo, si otterrà un effetto negativo per entrambe le attività.

  • Il nuovo Centro avviato faticherà a decollare perché non si riesce a prestare la giusta attenzione;
  • il primo Centro invece, se trascurato, rischierà di perdere parte del vantaggio competitivo acquisito in quella zona, per via di inefficienze interne che vanno gradualmente ad aumentare.

Essendo anche un buon economista mi piace dare il risvolto economico di questo passo falso ovvero: duplicando le strutture e quindi i costi, con introiti sub-ottimali, si riducono i margini operativi e quindi la redditività del titolare d’Azienda. Tradotto: più lavoro per meno guadagno.
E da qui la tipica frase “chi me l’ha fatto fare di aprire un altro Centro, era meglio quando ne avevo uno solo”. In realtà il problema non è nel numero di Centri, ma nelle fasi precedenti che sono state gestite male o non sono proprio state affrontate.
E ve lo dice uno che il prossimo mese apre il quinto Centro in totale serenità col mondo e coi i Team di lavoro.

Fabio Marino

Laureato in Economia della Start-up. Laureato in Scienze Motorie con master in Posturologia. Imprenditore e titolare dei Centri Kinesis Sport . Consulente di Palestre e Centri fisioterapici tematiche: Pianificazione e strategie aziendali-Creazione del Team. Scrittore e autore dei libri per professionisti: “REALIZZA IL TUO SOGNO” e “IL VIAGGIO DA PROFESSIONISTA AD IMPRENDITORE”

www.kinesisport.com

fabio.marino@kinesisport.com

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